SAP BusinessObjects

SAP BusinessObjects – so wählst du das richtige Client-Tool aus

Stellst Du Dir auch die Frage, welches BusinessObjects Tool Deinen Anforderungen am meisten genügt? In diesem Beitrag möchten wir das Thema grob anreißen und Dir einige Tipps mit auf den Weg geben.

SAP BusinessObjects Front-End Palette

In den letzten Jahren hat SAP ihre BusinessObjects Front-End Palette sehr stark vereinfacht – wie man dem folgenden Schaubild entnehmen kann:

Abb. 1: SAP BusinessObjects Front-End Palette

Die Auswahl des richtigen Werkzeugs ist mittlerweile um einiges einfacher geworden. So gibt es die Wahl zwischen drei Kategorien:

  1. Data Discovery & Applications
  2. Office Integration
  3. Reporting

Diese unterscheiden sich grob anhand der Ausprägung an Interaktivität, Standardisierung und Visualisierung.

Was aber alle drei Kategorien miteinander verbindet, ist die gegebene Interoperabilität, sodass die erstellten Inhalte unter den einzelnen Tools weiterverwendet werden können. Das wären beispielsweise:

  • Lumira 2.0 Discovery Dateien (ehem. Lumira 1.x), welche in Lumira 2.0 Designer (ehem. Design Studio 1.x) mit zusätzlichen Scripts ergänzt werden können.
  • Oder in umgekehrter Reihenfolge die Verwendung von Designer Applikationen in Discovery u.a. für die Erstellung von Story Boards.
  • Das Aufrufen von parametrisierten Crystal Reports oder Web Intelligence Berichten aus den jeweiligen Tools ist weiterhin möglich und findet auch vielfach Verwendung.
  • u.a.

Nichtsdestotrotz fragen sich die Mitarbeiter in den Fachabteilungen und das Management in den Unternehmen, welches Front-End Tool für Ihre Auswertungen und Analysen am besten geeignet ist.

Dabei gibt es insbesondere zwei Situationen, in denen die Frage nach dem richtigen Tool beantwortet werden muss:

  1. Wenn die bisher produktiv eingesetzten Frontend-Tools bestimmte neue Anforderungen nicht mehr abdecken können und deshalb die verbleibenden SAP BusinessObjects-Tools dafür geprüft werden
  2. Wenn in einem Unternehmen SAP BusinessObjects komplett neu eingeführt wird

Werden an dieser Stelle nicht die passenden Tools ausgewählt, kann dies nicht nur zu geringerer Akzeptanz bei den Endnutzern, sondern meist auch zu längeren Implementierungszeiten führen. Der richtigen Toolauswahl fällt somit ein hoher Stellenwert zu.

Phasen der Auswahl

Der Auswahlprozess durchläuft im Idealfall verschiedene Phasen. In folgender Grafiksind diese veranschaulicht:

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Abb. 2: Phasen der Toolauswahl

Grob zusammengefasst:
es muss zum einen geklärt werden, wer der eigentliche Konsument der Berichte/Applikationen ist. Ein Manager hat meist deutlich andere Anforderungen an Inhalte und Darstellung wie z.B. ein Business Analyst und ist meist mehr an aggregierten, statischen und visuell anspruchsvolleren Daten interessiert. Darüber hinaus hat ein Manager weniger Zeit die Daten im Detail zu analysieren und will Berichte oft vorberechnet und automatisiert mit einer Zusammenfassung erhalten.

Im nächsten Schritt werden verschiedene Use Cases definiert, die für die grundsätzlich unterschiedlichen Anforderungen an den Einsatz der Tools verstanden werden können. Die letzte Phase dient der Bewertung und Beobachtung der Werkzeuge im produktiven Betrieb.

Auswahlmethoden

Die oben genannten Anforderungen werden gesammelt und können anschließend in einen Entscheidungsbaum überführt werden. So ein Entscheidungsbaum könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

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Abb. 3: Entscheidungsbaum bei der Toolauswahl

Diese Methode hilft bei wenigen klaren sich gut unterscheidbaren Anforderungen – und bei wenigen Endanwendern. Ist die Anzahl der Nutzer und damit meist die der Nutzeranforderungen deutlich größer und vielfältiger, bietet sich das Verfahren an, mittels geführten standardisierten Nutzerbefragungen (Interviews) den Anforderungskatalog zu erarbeiten. Das könnte folgendermaßen aussehen:

  • Berichte und Analysen sollen im Browser oder Microsoft Office verfügbar sein
  • Nutzer sollen Ad-hoc neue Berechnungen erstellen / hinzufügen können
  • Nutzer sollen mit Hierarchien arbeiten können
  • Nutzer sollen mit Standard SAP BEx-Query Strukturen arbeiten können
  • Berichte und Analysen sollen sowohl online als auch offline genutzt werden können
  • Berichte und Analysen sollen per E-Mail versendet werden können
  • Nutzer sollen die Daten filtern können
  • Nutzer sollen selbst eigene Berichte erstellen oder bestehende anpassen können
  • Navigation innerhalb der Berichte soll möglich sein
  • Drill-Down Funktionalität soll ermöglicht werden
  • Berichte und Analysen sollen hoch formatiert sein
  • Informationen in den Berichten müssen hoch aggregiert sein
  • Berichte und Analysen müssen hohe visuelle Standards erfüllen
  • usw.

Nach der möglichst vollständigen Erfassung aller relevanten Anforderungen, werden diese gegen die Funktionen der unterschiedlichen SAP BusinessObjects-Tools abgeglichen. Dabei werden durch das Tool erfüllbare Anforderungen grün und nicht umsetzbare rot markiert.

Nachfolgend wird dies beispielhaft anhand Crystal Reports verdeutlicht:

  • Berichte und Analysen sollen im Browser oder Microsoft Office verfügbar sein
  • Nutzer sollen Ad-hoc neue Berechnungen erstellen / hinzufügen können
  • Nutzer sollen mit Hierarchien arbeiten können
  • Nutzer sollen mit Standard BEx-Query Strukturen arbeiten können
  • Berichte und Analysen sollen sowohl online als auch offline genutzt werden können
  • Berichte und Analysen sollen per E-Mail versendet werden können
  • Nutzer sollen die Daten filtern können
  • Nutzer sollen selbst eigene Berichte erstellen oder bestehende anpassen können
  • Navigation innerhalb der Berichte soll möglich sein
  • Drill-Down Funktionalität soll ermöglicht werden
  • Berichte und Analysen sollen hoch formatiert sein
  • Informationen in den Berichten müssen hoch aggregiert sein
  • Berichte und Analysen müssen hohe visuelle Standards erfüllen

Nachdem die Anforderungsprüfung für jedes der Tools durchgeführt wurde, kann anschließend das Tool mit den meisten grün markierten Anforderungen bestimmt werden.

Ein derartiger Anforderungskatalog kann noch weiter beliebig komplex z.B. pro Abteilung oder Nutzerkreis  verfeinert werden, sodass am Ende für jede spezifische Zielgruppe innerhalb des Unternehmens die passendsten Tools zur Verfügung stehen.

Oft wird dieses Verfahren – bei umfangreicherem Einsatz – in Form einer Funktionsmatrix (z.B. in MS Excel) abgebildet. Das schafft zu Beginn höhere Aufwände bei der Erstellung, stellt aber bei häufiger Verwendung ein standardisiertes und probates Mittel dar, mit hoher Wahrscheinlichkeit das richtige Tool auszuwählen, das die meisten Anforderungen abdeckt.

Fazit

Ungeachtet dessen, für welche Auswahlmethode man sich entscheidet, wird es am Ende selten eine 100%ige Übereinstimmung mit allen Anforderungen geben – die „eierlegende Wollmilchsau“ wird sich am Ende auch hier nicht finden. Ein guter Mix aus den verschiedenen SAP BusinessObjects-Tools ist auch durchaus wünschenswert, um auch die Stärken der einzelnen Tools bestmöglich auszuschöpfen.

Die vorgestellten Methoden dienen als beispielhafte Denkanstöße und sind nur grobe Verfahrensweisen. Im Detail kann eine kundenindividuelle detaillierte Analyse und Gegenüberstellung der Anforderungen in hohem Maße zur richtigen Auswahl des Tools führen.

Bist Du interessiert an einer Vertiefung des Themas oder benötigst Du eine individuelle Analyse, dann kontaktiere uns. Wir werden Dich gerne dabei unterstützen.

Autor dieses Beitrags
Artur Witzke Senior Consultant
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