Projektmanagement

Projektmanagement – warum der Grundstein schon vor Projektbeginn gelegt werden sollte

Unterschiedliche, in den vergangenen Jahren, durchgeführte Studien zeigen auf, dass eine Vielzahl von IT-Projekten scheitert oder nur teilweise erfolgreich abgeschlossen wird .

Projekte werden viel zu spät fertig gestellt oder das Budget wird weit überzogen. Und wenn tatsächlich Budget und Zeitplan gehalten werden, dann ist man oft unerwünschte Kompromisse eingegangen, über die man sich später noch täglich in seinen Unternehmensprozessen ärgern wird. Dies verwundert sehr, zumal sich das Thema „Projektmanagement“ mittlerweile zu einem zentral anerkannten Erfolgsfaktor für Projekte entwickelt hat.

Wir wollen daher in diesem Artikel sowohl die unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden beleuchten als auch die wesentlichen Faktoren und Voraussetzungen die notwendig sind, um IT-Projekte erfolgreich umsetzen zu können.

Oftmals wird der Nutzen eines Projektmanagements bei (kleinen und mittelständischen) Unternehmen unterschätzt!

Projekt ist nicht gleich Projekt

Jedes Projekt hat seine Eigenarten und speziellen Erfordernisse. Projekte sollten nicht isoliert betrachtet werden, sie sind immer in ein Projektumfeld eingebettet und stehen mit diesem in Wechselwirkung. Einflüsse aus diesem Umfeld können starke Auswirkungen auf das Projekt haben. Lassen Sie uns nachfolgend erst einmal die verschiedenen Arten des Projektmanagements näher betrachten.

Arten des Projektmanagements im IT-Umfeld

1. „Traditionelles“ Projektmanagement

Charakteristisch hierfür ist eine durch Meilensteine getrennte Abfolge der Projektphasen in Initiierung, Planung, Überwachung, Steuerung und Projektabschluss. Zur Ablaufplanung wird i.d.R. die Netzplantechnik als Methode angewandt. Termine, Kosten, Ressourceneinsatz und Ergebnisse werden bereits zu Beginn des Projekts weitestgehend festlegt. Diese planungsorientierte Methode findet vor allem bei Projekten Verwendung, die zu einem bestimmten Termin abgeschlossen werden müssen. Änderungen zum Plan werden über Change Requests abgewickelt.

Traditionelles Projektmanagement

2. Agiles Projektmanagement

Hier wird versucht, die Projektdurchführung flexibel gegenüber Änderungen im Umfeld und auch beim Leistungsumfang zu gestalten. Dies erfolgt überwiegend mit Hilfe von kurzen, aneinander gereihten Planungs- und Durchführungszyklen sog. „Sprints“. Eine genaue Spezifikation des Produkts erfolgt erst während des Projekts. Es gibt strenge Budgetvorgaben. Charakteristisch für diese Vorgehen ist, dass man sich sehr stark auf das (Teil-)Ergebnis und die Akzeptanz durch die Anwender fokussiert. Das Managen und Steuern von agilen Projekten und Prozessen ist sehr dynamisch und flexibel, um Änderungsanträge vom Anwender schnell umsetzen zu können.

Agiles Projektmanagement

Das Beste aus zwei Welten

In der Praxis zeigt sich oft ein Mix aus traditionellem und agilem Vorgehen – besser bekannt als hybrider Projektmanagement-Ansatz. Dabei bildet das traditionelle Vorgehensmodell den organisatorischen Rahmen, wobei die Produktentwicklung nach agilen Prinzipien erfolgt. Welches ist aber nun die geeignete Art der Durchführung für Ihr Projekt?

Welche Methodik passt zu meinem Projekt?

Auswahl der Methode:

Ob nun agil oder traditionell – für jedes Projekt muss das geeignete Verfahren gefunden werden, abhängig von den jeweiligen Rahmenbedingungen. Festhalten lässt sich, dass erfolgreiche Projekte, je nach gewählter Methode, immer termin- und budgettreu sind.

Es gibt keine „Erfolgs-Schablone“ für gelingendes Projektmanagement!

Die gute Nachricht ist: Projektmanagement basiert nicht auf Schablonendenken, es gibt nicht DIE passende erfolgreiche PM-Schablone für jedes Projekt und ist zudem nicht auf eine gewisse Unternehmens- oder Projektgrößen fixiert. Vielmehr lässt es sich flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens sowie an die Projektstruktur anpassen. Das optimal passende Projektmanagement-Konzept wird i.d.R. für das Unternehmen individuell entwickelt und derart zugeschnitten, damit es zum Projekt und den Zielsetzungen passt.

Lohnt es sich denn für Ihr Unternehmen, ein derartiges Konzept zu entwickeln?

In Projektmanagement zu investieren lohnt sich langfristig!

Zunächst bedeutet Projektmanagement einen erhöhten Planungsaufwand zu Projektbeginn, der sich aber letztendlich am Projektende durch Kosten- und Zeitersparnis auszahlt. Diese Investition zu Beginn des Projektes sorgt im Projektverlauf für einen reibungsloseren Ablauf und bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

  • Gemeinsames Verständnis aller Beteiligten in Bezug auf das Projekt(ziel?)
  • Reduzierung der Projektkosten
  • Reduzierung des Zeitbedarfs
  • Verbesserte Einhaltung von Terminen, Meilensteinen, usw.
  • Frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen und Einleitung von Gegenmaßnahmen
  • Verbesserte Zusammenarbeit der Teammitglieder / Projektbeteiligten
  • Termingerechte Zielerreichung

Damit Projekte evtl. nicht schon vor dem Start zum Scheitern verurteilt sind und sich die erhöhte Investition in die Planung und Steuerung auch auszahlt, sollten Sie den Projektmanager schon vor Beginn des Projekts mit seiner Arbeit starten lassen.

Den Projektmanager (PM) frühzeitig ins Boot holen zahlt sich aus!

Im Wesentlichen ist der PM für die erfolgreiche Planung, Durchführung und Kontrolle sowie für den Abschluss eines Projektes verantwortlich. Des Weiteren gewährleistet er ein strukturiertes Vorgehen von Beginn an. Bei vielen Gesprächen mit PM-Kollegen zeigte sich, dass sich die größten Herausforderungen während des Managements des Projekts in unterschiedlichen Projekten häufig ähneln und oft auf eine zu späte Einbindung des PMs zurückführen lassen. Daher empfiehlt es sich – gerade vor dem eigentlichen Projektbeginn – den Projektmanager frühzeitig mit ins Boot zu holen, um im Vorfeld die potenziellen Gefahren für ein Scheitern zu minimieren. Der PM kann dabei bei folgenden Themen unterstützen:

  • eine sauberen Auftragsklärung, d.h. Festlegung des Auftragsumfangs/Ziels
  • ein gutes Projekt-Setup
  • der Definition von messbaren Zielen und Abnahmekriterien
  • der Förderung eines gemeinsamen Verständnisses für das Projekt

Wesentliche Aufgaben des PM 

  • Klärung der Projektziels und des Auftrags
  • Entwerfen des Projektstrukturplans
  • Schätzen von Aufwänden
  • Erstellen des Terminplans
  • Koordination und Steuerung von Projektabläufen
  • Führung und Organisation der Projektmitglieder
  • Kalkulation von Kosten
  • Risikobewertung und Budgetierung
  • Planung, Umsetzung und Kontrolle
  • Übernahme der Projektkommunikation

Ein schlechter Start eines Projekts kann nicht nur den Erfolg Ihres IT-Projekts gefährden. Unter Umständen – bei entsprechender Budget-Größe des Projekts kann eine unprofessionelle Umsetzung eines Projektvorhabens auch den Unternehmenserfolg gefährden!

Der optimale Einsatz von Projektmanagement minimiert die Risiken, die ein Projekt stören können. So können Chancen genutzt, Projektziele qualitativ erreicht und auch der Unternehmenserfolg sichergestellt werden.

Wir helfen Ihnen mit unserer Expertise im Projektmanagement!

Unsere Projektmanager besitzen das notwendige methodische Handwerkszeug sowie Know-how und Erfahrungen aus vielen erfolgreich durchgeführten Projekten für die Abwicklung Ihres Projektvorhabens. Bei Inspiricon kommen sowohl gelebte Projektmanagement- und Führungskompetenz als auch bewährte und erprobte Methoden und Tools im Projektprozess zum Einsatz.

Wenden Sie sich unverbindlich an unseren Ansprechpartner!

Autor dieses Beitrags
Thomas Dietl Project Management
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