PMO Inspiricon

Wie Sie mit einem PMO Ihre Geschäftsentwicklung vorantreiben können

Fangen wir mit einer einfachen Frage an und machen wir uns gemeinsam auf die Suche nach der Antwort:
Warum entscheiden sich Unternehmen für die Einführung und Weiterentwicklung eines Project Management Office (PMO), wenn sie doch bereits über ein breites Wissen in Sachen Project Management (PM) verfügen?

Stellen wir zunächst einmal ein paar Dinge im Zusammenhang mit PM und der Einführung eines PMOs klar. 

Wir verfügen heute über ein breites Spektrum an PM-Dokumentation, das auf jedermanns Bedürfnisse eingehen kann. Dies bedarf keiner weiteren Erläuterungen, da es jedem, der in diesem Bereich aktiv ist, bereits klar sein sollte. Hier ist zudem alles strukturiert und zielorientiert.

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Laut PMBOK ist Project Management die Anwendung von Fachwissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Verfahren auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen. (*

Diese Standards gelten ebenso für das PMO und wirken sich nachhaltig auf dessen operative Aufgaben aus. Lassen Sie uns also etwas tiefer gehen.

„Das Project Management legt die Regeln fest,
das PMO liefert den Rahmen, um die Einhaltung dieser Regeln sicherzustellen!“ 

Welche Auswirkungen hat das Project Management auf ein PMO? Einige Punkte sollten bereits im Vorfeld bedacht werden:

  1. Die Entwicklung des PMOs sollte sich an der jeweiligen Unternehmenskultur orientieren, basierend auf den PM-Vorgaben.
  2. Es passt nicht immer zu den Kunden und ihren Erfordernissen, sondern vielmehr zum Unternehmen selbst.
  3. Die Einbeziehung der verschiedenen Führungsebenen sollte sorgfältig durchdacht sein.
  4. Es sollte ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess stattfinden.
  5. Einfache Skalierbarkeit sollte gegeben sein, um mit der Unternehmensentwicklung Schritt halten zu können.

Warum sind PMOs heute der neueste Trend und warum steigt das Interesse immer mehr? Finden wir es heraus!

Warum Ihr Unternehmen ein PMO braucht!

Im Projektmanagement-Leitfaden „A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition“ wird das PMO als organisatorische Struktur definiert, die projektbezogene Governance-Prozesse standardisiert und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Methodiken, Werkzeugen und Techniken erleichtert. Darüber hinaus unterstützt das PMO das direkte Management von einem oder mehreren Projekten. (**

Ich bin überzeugt, dass ein PMO unentbehrlich für ein Unternehmen ist, sobald es eine gewisse Größe erreicht und innerhalb kurzer Zeit ein gewisses Wachstum erlebt hat.

Meiner Erfahrung nach ist es die Aufgabe eines PMO:

  1. sicherzustellen, dass Projektteams sich an den Anforderungen eines Projekts orientieren, um eine frist- und budgetgerechte Umsetzung zu ermöglichen. Es reicht nicht, dies nur zum Projektstart oder -ende zu beachten; vielmehr handelt es sich hierbei um ein Schritt-für-Schritt-Angebot von Unterstützung und Anleitung. Dabei gilt es stets, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, ohne dabei den Kontakt zum Projekt, zum Projektteam und zum Kunden zu verlieren.
  2. zu prüfen und zu steuern, dass die vorgegebenen Regeln und Ausgestaltungen von allen Beteiligten befolgt und umgesetzt werden.
  3. alles zu verbessern, dass bereits ausgestaltet und implementiert wurde. Dabei können neue Werkzeuge sowie neue Verfahren und Methoden zum Einsatz kommen.

Wir können mit Sicherheit sagen, dass das PM zuerst da war und das PMO erst in der Folge entstanden ist. Es ist jedoch faszinierend zu beobachten, was passiert, wenn ein Unternehmen mit langer PM-Tradition ein PMO einführt. Beschäftigen wir uns also etwas näher damit.

Was passiert, nachdem ein PMO eingeführt wurde?

Projektmanager, die Projekte anführen und dabei ihr Bestes geben, werden nach der Umsetzung eines lokalen PMOs einige Einschränkungen erleben. Doch wie sehen die Einschränkungen in dieser neuen Welt aus?

  • Eine neue organisatorische Ausgestaltung, die die neue PMO-Strategie in den Mittelpunkt stellt.
  • Definition neuer Regeln und Strategien; Themen, die die zukünftige Entwicklung des gesamten Unternehmens bestimmen werden, Regeln und Strategien, die von jedem Projektmanager in enger Zusammenarbeit mit dem PMO und dem Kunden umgesetzt werden müssen.
  • Einführung und Weiterentwicklung neuer Werkzeuge für ein verbessertes Reporting, das die Führungsebene des Unternehmens bei der optimalen Entscheidungsfindung unterstützt.
  • Zusätzliche Unterstützung für Projektmanager in Form von Schulungen und Schulungsexperten, die eine bessere berufliche Weiterbildung ermöglichen.
  • Projektcontroller, Teammitglieder, deren primäre Aufgabe darin liegt, zu analysieren und zu prüfen, ob die festgelegten Strukturen, Rollen und Methoden in laufenden Projekten auch angewandt werden.

Darüber hinaus werden Stakeholder zu der Erkenntnis gelangen, dass die Regeln, auf die man sich geeinigt hatte und die aufgestellt wurden, jetzt auch befolgt und respektiert werden müssen. Gleichzeitig können sie darauf vertrauen, dass auch alle anderen diese vereinbarten Regeln befolgen.

PMO bei Inspiricon

Die oben genannten Sachverhalte sind Erfahrungswerte, die sich aus dem Aufbau neuer Strukturen innerhalb von Inspiricon ergeben haben. Die Auswirkungen nach außen waren enorm. Die Abteilung hatte im Frühjahr 2016 das Licht der Welt erblickt und schon im Sommer des gleichen Jahres ihre ersten Schritte gemacht. Nach über einem Jahr verfügt sie heute über eine bewährte und konsolidierte Struktur. Die Entwicklung geht jeden Tag weiter und dabei wird so oft es nur geht das gesamte Team einbezogen.

Fazit

Es kann nicht genug betont werden, wie wichtig es ist, zu verstehen, dass ein PMO Unterstützung bietet und die Geschäftsentwicklung auf neue Ebenen hebt und dabei gleichzeitig sicherstellt, dass vereinbarte Themen umgesetzt und weiterentwickelt werden.

(*, (**   A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition

Autor dieses Beitrags
Gabriel Simon Projektmanager
Tel.: +49 (0) 7031 714 660 0
E-Mail: cluj@inspiricon.de